5 kroków do uporządkowanej bazy kontaktowej

Podczas kilku lat naszych doświadczeń przy wdrożeniach CRM-ów najczęstszym problemem, niekiedy nawet uniemożliwiającym rozpoczęcie pracy była nieuporządkowana baza kontaktowa rozrzucona po różnych plikach. Dlatego postanowiliśmy opublikować krótki poradnik w formie wpisu na blogu jak w 5 krokach uporządkować bazę kontaktów biznesowych. Nawet jeżeli nie korzystasz lub nie planujesz w najbliższym czasie korzystać z CRM-a to z pewnością wykonanie tej prostej optymalizacji może przynieść mierzalne efekty dla Twojej Firmy.

Krok 1 - Zbierz kontakty w jednym miejscu

Wydaje się to logiczne, ale w praktyce nie zawsze tak jest. Wiele firm posiada kilka, a nawet więcej plików z kontaktami do swoich klientów i potencjalnych klientów. Problem narasta gdy mamy w firmie więcej osób odpowiedzialnych za sprzedaż i obsługę klienta.

Pierwsze wdrożenie systemu CRM jakie realizowaliśmy wiązało się z takim właśnie problemem. Firma zatrudniała kolejnych handlowców, a każdy z nich pracował z własnym notesem lub plikiem Excela. Sprzedawcy to jedna z najczęściej rotujących grup zawodowych, a więc odejście po kilku miesiącach (lub zwolnienie z powodu braku efektów) nikogo specjalnie nie dziwiło.

Po niespełna dwóch latach gdy postanowiono zmienić menedżera sprzedaży i zbudować dział od początku okazało się, że po tym czasie nie zostało niemal nic. Brak bazy kontaktów, brak informacji o szansach sprzedaży w toku, bardzo często nawet brak danych kontaktowych do Klientów, którzy zdecydowali się na podjęcie współpracy.

Wszystko wyszło z firmy w kalendarzach, notesach i plikach Excela handlowców i menedżera, którzy przeszli do innych firm.

Jeżeli chcesz uniknąć takiej sytuacji, a nie chcesz korzystać z systemu CRM dla firmy, to stwórz jeden wspólny plik z bazą kontaktów w chmurze (na początek może być to arkusz Google lub Excel w Office 365) i na bieżąco weryfikuj czy nie powstają prywatne bazy kontaktowe poszczególnych handlowców.

Krok 2 - Standaryzacja zapisu

Ilu handlowców tyle pomysłów na zapisywanie kontaktów w bazie. I na dodatek każdy uważa, że jego sposób jest najlepszy. Wszystko byłoby dobrze, gdyby nie fakt, że to dzieje się w jednej firmie, w jednym zespole sprzedażowym.

To niestety droga donikąd. Dlatego kolejnym krokiem jest standaryzacja zapisu. Gdy mamy już jedno miejsce, w którym gromadzimy kontakty możemy przejść do ustalenia następujących rzeczy:

1. Jakie pola (kolumny) znajdą się w naszej bazie.
2. Jakie dane są wymagane do wpisania, aby nie tworzyć pustych pozycji np tylko z nazwą firmy.
3. Kolejność wprowadzania danych. Oczywiście jedna osoba będzie chciała wpisywać nr telefonu w trzeciej kolumnie, a druga w piątek. Trzeba ich jakoś pogodzić.
4. Spójny format danych. Takie dane jak: telefon, email, NIP, imię i nazwisko oraz daty powinny być zapisywane w ujednolicony sposób.

Krok 3 - Wprowadzenie unikatowego numeru identyfikacyjnego

Każdy rekord w systemie powinien mieć unikatowy numer identyfikacyjny. Może być to losowo generowany numer, kolejna liczba, a najlepiej gdyby była to dana nie tylko niepowtarzalna, ale też uniwersalna. W przypadku B2B proponujemy aby był to NIP, a drugim wyborem jest numer telefonu.

Jeżeli prowadzimy rozbudowaną bazę i mamy np w jednym arkuszu firmy, a w drugim osoby kontaktowe, to warto aby przy każdej osobie kontaktowej znalazła się nie tylko nazwa powiązanej firmy, ale również jej numer ID.

Krok 4 - Sprzątanie

Gdy nasza baza ma już spójną strukturę i znajduje się w jednym miejscu, możemy przejść do jej sprzątania. Dlaczego dopiero teraz? Ponieważ gdy mamy spójną strukturę możemy zidentyfikować pozycje w bazie, które należy uzupełnić lub usunąć.

Sprawdzamy również duplikaty (unikalne ID z kroku 3 znacznie to ułatwi) i łączymy dane, tak aby w systemie pozostała jedna pozycja bez duplikatu.

Krok 5 - Samodyscyplina

Wykonana praca może pójść na marne, jeżeli w firmie nie będzie samodyscypliny i systematyczności w prowadzeniu spójnej bazy kontaktów. Przeprowadzony proces porządkowania bazy kontaktów zacznie przynosić efekty, w dłuższym terminie. Dlatego na początku warto pracować nad nawykiem, dopóki widoczne korzyści płynące z uporządkowanej bazy nie będą dla nas wystarczającą motywacją.

Przetestuj system CRM, który pomoże Twojej Firmie w uporządkowaniu danych i procesów, znacząco usprawniając pracę. Nie musisz wydawać majątku, Inflow CRM jest dostępne już od 9 zł miesięcznie. Sprawdź Inflow CRM podczas bezpłatnego 14 - dniowego testu.