5 kroków do uporządkowanej bazy kontaktowej

Podczas kilku lat naszych doświadczeń przy wdrożeniach CRM-ów najczęstszym problemem, niekiedy nawet uniemożliwiającym rozpoczęcie pracy była nieuporządkowana baza kontaktowa rozrzucona po różnych plikach. Dlatego postanowiliśmy opublikować krótki poradnik w formie wpisu na blogu jak w 5 krokach uporządkować bazę kontaktów biznesowych. Nawet jeżeli nie korzystasz lub nie planujesz w najbliższym czasie korzystać z CRM-a to z pewnością wykonanie tej prostej optymalizacji może przynieść mierzalne efekty dla Twojej Firmy.

Krok 1 – Zbierz kontakty w jednym miejscu

Wydaje się to logiczne, ale w praktyce nie zawsze tak jest. Wiele firm posiada kilka, a nawet więcej plików z kontaktami do swoich klientów i potencjalnych klientów. Problem narasta gdy mamy w firmie więcej osób odpowiedzialnych za sprzedaż i obsługę klienta.

Pierwsze wdrożenie systemu CRM jakie realizowaliśmy wiązało się z takim właśnie problemem. Firma zatrudniała kolejnych handlowców, a każdy z nich pracował z własnym notesem lub plikiem Excela. Sprzedawcy to jedna z najczęściej rotujących grup zawodowych, a więc odejście po kilku miesiącach (lub zwolnienie z powodu braku efektów) nikogo specjalnie nie dziwiło.

Po niespełna dwóch latach gdy postanowiono zmienić menedżera sprzedaży i zbudować dział od początku okazało się, że po tym czasie nie zostało niemal nic. Brak bazy kontaktów, brak informacji o szansach sprzedaży w toku, bardzo często nawet brak danych kontaktowych do Klientów, którzy zdecydowali się na podjęcie współpracy.

Wszystko wyszło z firmy w kalendarzach, notesach i plikach Excela handlowców i menedżera, którzy przeszli do innych firm.

Jeżeli chcesz uniknąć takiej sytuacji, a nie chcesz korzystać z systemu CRM, to stwórz jeden wspólny plik z bazą kontaktów w chmurze (na początek może być to arkusz Google lub Excel w Office 365) i na bieżąco weryfikuj czy nie powstają prywatne bazy kontaktowe poszczególnych handlowców.

Krok 2 – Standaryzacja zapisu

Ilu handlowców tyle pomysłów na zapisywanie kontaktów w bazie. I na dodatek każdy uważa, że jego sposób jest najlepszy. Wszystko byłoby dobrze, gdyby nie fakt, że to dzieje się w jednej firmie, w jednym zespole sprzedażowym.

To niestety droga donikąd. Dlatego kolejnym krokiem jest standaryzacja zapisu. Gdy mamy już jedno miejsce, w którym gromadzimy kontakty możemy przejść do ustalenia następujących rzeczy:

  1. Jakie pola (kolumny) znajdą się w naszej bazie.
  2. Jakie dane są wymagane do wpisania, aby nie tworzyć pustych pozycji np tylko z nazwą firmy.
  3. Kolejność wprowadzania danych. Oczywiście jedna osoba będzie chciała wpisywać nr telefonu w trzeciej kolumnie, a druga w piątek. Trzeba ich jakoś pogodzić.
  4. Spójny format danych. Takie dane jak: telefon, email, NIP, imię i nazwisko oraz daty powinny być zapisywane w ujednolicony sposób.

Krok 3 – Wprowadzenie unikatowego numeru identyfikacyjnego

Każdy rekord w systemie powinien mieć unikatowy numer identyfikacyjny. Może być to losowo generowany numer, kolejna liczba, a najlepiej gdyby była to dana nie tylko niepowtarzalna, ale też uniwersalna. W przypadku B2B proponujemy aby był to NIP, a drugim wyborem jest numer telefonu.

Jeżeli prowadzimy rozbudowaną bazę i mamy np w jednym arkuszu firmy, a w drugim osoby kontaktowe, to warto aby przy każdej osobie kontaktowej znalazła się nie tylko nazwa powiązanej firmy, ale również jej numer ID.

Krok 4 – Sprzątanie

Gdy nasza baza ma już spójną strukturę i znajduje się w jednym miejscu, możemy przejść do jej sprzątania. Dlaczego dopiero teraz? Ponieważ gdy mamy spójną strukturę możemy zidentyfikować pozycje w bazie, które należy uzupełnić lub usunąć.

Sprawdzamy również duplikaty (unikalne ID z kroku 3 znacznie to ułatwi) i łączymy dane, tak aby w systemie pozostała jedna pozycja bez duplikatu.

Krok 5 – Samodyscyplina

Wykonana praca może pójść na marne, jeżeli w firmie nie będzie samodyscypliny i systematyczności w prowadzeniu spójnej bazy kontaktów. Przeprowadzony proces porządkowania bazy kontaktów zacznie przynosić efekty, w dłuższym terminie. Dlatego na początku warto pracować nad nawykiem, dopóki widoczne korzyści płynące z uporządkowanej bazy nie będą dla nas wystarczającą motywacją.

Chcesz usprawnić swoją firmę?

Przetestuj bezpłatnie Inflow CRM przez 14 dni bez żadnych zobowiązań. Jeżeli masz pytania, to po prostu do nas napisz na kontakt@inflowcrm.pl :).