Zarządzanie stałymi umowami – studium przypadku zmiany przeznaczenia modułu w Inflow CRM

Wśród Klientów korzystających z Inflow CRM wielu świadczy usługi na podstawie stałych umów z cykliczną płatnością. Jest to coraz popularniejsza forma prowadzenia biznesu, ponieważ pozwala na budowanie stałego i przewidywalnego przychodu w perspektywie wielu miesięcy. Nie dziwi więc fakt, że kolejni Klienci pytają mnie jak mogliby w Inflow CRM zapanować na takim aspektem swojej działalności jak zbieranie informacji o cyklicznych umówach.

Nie tworzyliśmy i w najbliższym czasie nie planujemy dodawać specjalnego modułu „Stałych umów”, ponieważ bardzo zależy nam na zachowaniu szczupłości i uniwersalności Inflow CRM. Jednak skoro pojawiła się potrzeba, to postanowiliśmy naszym Klientom pomóc skonfigurować CRM-a wykorzystując wbudowane funkcjonalności, aby zrealizować założony cel. W dzisiejszym artykule przedstawimy krótkie studium przypadku konfiguracji takiej funkcjonalności dla jednego z naszych Klientów z branży marketingowej.

Musieliśmy na początku przyjąć kilka założeń:

1. Klient chciał uniknąć dodatkowych prac programistycznych i dodatkowych kosztów z tym związanych.
2. Zależało mu na czasie i możliwości szybkiego dostosowania CRM-a, dzięki wbudowanym funkcjonalnościom.
3. Sprzedawał w abonamencie usługę marketingową związaną z prowadzeniem działań w mediach społecznościowych dla swoich Klientów. Miał dostępne dla Klientów 3 podstawowe pakiety, ale w praktyce dla każdego z Klientów i tak zazwyczaj komponował indywidualny pakiet.

Konfiguracje Inflow CRM przeprowadziliśmy w następujący sposób:

1. Do prowadzenia rejestru stałych umów wybraliśmy moduł Zlecenia, który nie był wykorzystywany przez Klient w żaden inny sposób.
2. Wykorzystując funkcje „Pola w modułach” dodaliśmy do modułu Zlecenia pola potrzebne do gromadzenia informacji o danej umowie. Były to m.in informacje o tym jakie działania wchodzą w zakres umowy.
3. Skonfigurowaliśmy wraz z Klientem listy biznesowe (stałe filtry), w których miał pogrupowane umowy według statusów, rodzajów pakietów, terminów zakończenia (np kończące się w tym miesiącu).
4. Skonfigurowaliśmy uprawnienia widoczności poszczególnych danych, tak aby odpowiednie dane były dostępne dla odpowiednich osób.

Całą konfigurację przeprowadziliśmy wraz z Klientem podczas rozmowy na Skypie z udostępnionym ekranem.

Czas realizacji: 30 minut

Koszt dla Klienta: 0 zł

Korzyści jakie odniósł Klient po tej krótkiej konfiguracji:

Mierzalne efekty wykonanej konfiguracji będą widoczne dopiero z czasem natomiast już teraz Klient uzyskał kilka ważnych dla niego rzeczy:

1. Stworzył rejestr stałych umów bezpośrednio w CRM-ie z dokładnymi informacji jakie pakiety i usługi ma każdy z Klientów, a zadania realizowane dla Klient przypisywał do konkretnego Klienta i umowy.
2. Uporządkował umowy według statusów i zakresów usług, a przy ponad siedemdziesięciu umowach i kilku pracownikach je obsługujących zaczynało być to problematyczne.
3. System dzięki stałym filtrom na bieżąco aktualizuje listę umów kończących się w wybranych okresach (w tym oraz najbliższym miesiącu).
4. Dzięki uporządkowanej bazie umów zaczął pracować nad zwiększeniem zakresu umów dla wybranych Klientów, w przypadku których widział potencjał na zastosowanie cross oraz up sellingu.

Tworząc Inflow CRM wiedzieliśmy, że nie chcemy tworzyć systemu z dziesiątkami modułów, który przytłoczy użytkowników. Zależało nam jednak na elastyczności i umożliwieniu szybkiej oraz sprawnej konfiguracji zgodnie z potrzebami biznesowymi naszych Klientów.

Zapraszam do kontaktu i rozmowy na temat CRM-a oraz ogólnie organizacji procesów w firmie, a także do przetestowania naszego rozwiązania.

Inflow CRM pozwala na 14 dni bezpłatnych testów, a później to zaledwie 9 zł netto miesięcznie.

Kilka dni po napisaniu i opublikowaniu tego artykułu na Linkedinie nagraliśmy również uzupełnienie w formie video, na ktorym pokazujemy jak skonfigurować moduł, aby uzyskać funkcje rejestru umów abonamentowych.