Zarządzanie stałymi umowami – studium przypadku zmiany przeznaczenia modułu w Inflow CRM

Wśród Klientów korzystających z Inflow CRM wielu świadczy usługi na podstawie stałych umów z cykliczną płatnością. Jest to coraz popularniejsza forma prowadzenia biznesu, ponieważ pozwala na budowanie stałego i przewidywalnego przychodu w perspektywie wielu miesięcy. Nie dziwi więc fakt, że kolejni Klienci pytają mnie jak mogliby w Inflow CRM zapanować na takim aspektem swojej działalności jak zbieranie informacji o cyklicznych umówach.

Nie tworzyliśmy i w najbliższym czasie nie planujemy dodawać specjalnego modułu "Stałych umów", ponieważ bardzo zależy nam na zachowaniu szczupłości i uniwersalności Inflow CRM. Jednak skoro pojawiła się potrzeba, to postanowiliśmy naszym Klientom pomóc skonfigurować CRM-a wykorzystując wbudowane funkcjonalności, aby zrealizować założony cel. W dzisiejszym artykule przedstawimy krótkie studium przypadku konfiguracji takiej funkcjonalności dla jednego z naszych Klientów z branży marketingowej.

Musieliśmy na początku przyjąć kilka założeń:

  1. Klient chciał uniknąć dodatkowych prac programistycznych i dodatkowych kosztów z tym związanych.
  2. Zależało mu na czasie i możliwości szybkiego dostosowania CRM-a, dzięki wbudowanym funkcjonalnościom.
  3. Sprzedawał w abonamencie usługę marketingową związaną z prowadzeniem działań w mediach społecznościowych dla swoich Klientów. Miał dostępne dla Klientów 3 podstawowe pakiety, ale w praktyce dla każdego z Klientów i tak zazwyczaj komponował indywidualny pakiet.

Konfiguracje Inflow CRM przeprowadziliśmy w następujący sposób:

  1. Do prowadzenia rejestru stałych umów wybraliśmy moduł Zlecenia, który nie był wykorzystywany przez Klient w żaden inny sposób.
  2. Wykorzystując funkcje "Pola w modułach" dodaliśmy do modułu Zlecenia pola potrzebne do gromadzenia informacji o danej umowie. Były to m.in informacje o tym jakie działania wchodzą w zakres umowy.
  3. Skonfigurowaliśmy wraz z Klientem listy biznesowe (stałe filtry), w których miał pogrupowane umowy według statusów, rodzajów pakietów, terminów zakończenia (np kończące się w tym miesiącu).
  4. Skonfigurowaliśmy uprawnienia widoczności poszczególnych danych, tak aby odpowiednie dane były dostępne dla odpowiednich osób.

Całą konfigurację przeprowadziliśmy wraz z Klientem podczas rozmowy na Skypie z udostępnionym ekranem.

Czas realizacji: 30 minut

Koszt dla Klienta: 0 zł

Korzyści jakie odniósł Klient po tej krótkiej konfiguracji:

Mierzalne efekty wykonanej konfiguracji będą widoczne dopiero z czasem natomiast już teraz Klient uzyskał kilka ważnych dla niego rzeczy:


  1. Stworzył rejestr stałych umów bezpośrednio w CRM-ie z dokładnymi informacji jakie pakiety i usługi ma każdy z Klientów, a zadania realizowane dla Klient przypisywał do konkretnego Klienta i umowy.
  2. Uporządkował umowy według statusów i zakresów usług, a przy ponad siedemdziesięciu umowach i kilku pracownikach je obsługujących zaczynało być to problematyczne.
  3. System dzięki stałym filtrom na bieżąco aktualizuje listę umów kończących się w wybranych okresach (w tym oraz najbliższym miesiącu).
  4. Dzięki uporządkowanej bazie umów zaczął pracować nad zwiększeniem zakresu umów dla wybranych Klientów, w przypadku których widział potencjał na zastosowanie cross oraz up sellingu.

Tworząc Inflow CRM wiedzieliśmy, że nie chcemy tworzyć systemu z dziesiątkami modułów, który przytłoczy użytkowników. Zależało nam jednak na elastyczności i umożliwieniu szybkiej oraz sprawnej konfiguracji zgodnie z potrzebami biznesowymi naszych Klientów.

Zapraszam do kontaktu i rozmowy na temat CRM-a oraz ogólnie organizacji procesów w firmie, a także do przetestowania naszego rozwiązania.

Inflow CRM pozwala na 14 dni bezpłatnych testów, a później to zaledwie 9 zł netto miesięcznie od użytkownika lub 90 zł netto rocznie.

Kilka dni po napisaniu i opublikowaniu tego artykułu na Linkedinie nagraliśmy również uzupełnienie w formie video, na ktorym pokazujemy jak skonfigurować moduł, aby uzyskać funkcje rejestru umów abonamentowych.

Chcesz usprawnić swoją firmę?

Przetestuj bezpłatnie Inflow CRM przez 14 dni bez żadnych zobowiązań. Jeżeli masz pytania, to po prostu do nas napisz na kontakt@inflowcrm.pl :).