Pierwszy CRM dla Agencji Pracy

To kolejny wpis z serii "Pierwszy CRM dla…" w ramach którego na podstawie naszych doświadczeń analizujemy i opisujemy najlepsze rozwiązania podczas wdrożenia pierwszego, prostego CRM-a dla wybranych branż. W poprzednim wpisie analizowaliśmy CRM dla pośrednika finansowego. W dzisiejszym wpisie przeanalizujemy branżę rekrutacyjną i to jak powinien wyglądać pierwszy CRM dla agencji pracy, jeżeli do tej pory pracowała z wykorzystaniem przede wszystkim arkuszy Excela lub innych prowizorycznych rozwiązań.

Problemy z jakimi przychodzą do nas firmy zajmujące się rekrutacją.

  1. Brak ciągłości działań związanych z kontaktem z osobami istotnymi dla naszego biznesu jak np pracownik Klient odpowiedzialny za zlecenie i koordynacje procesu rekrutacyjnego we współpracy z agencją pracy. Bardzo często okazuje się, że gdy taka osoba odejdzie do innej firmy tracimy z nią kontakt. Taka osoba, jeżeli odchodzi do innej firmy i będzie zajmować się podobnymi obowiązkami jest dla nas szansą na pozyskanie nowego Klienta.
  2. Nieuporządkowana baza pracowników, których można rekrutować w ramach zleconych projektów. Jeżeli posiadamy zgody na kontakt to uporządkowana baza z możliwością łatwego filtrowania to wielki skarb dla firmy rekrutacyjnej.
  3. Brak jednej bazy kontaktów umożliwiającej sprawne przypisanie kontaktów i monitorowanie pracy handlowców. Często bazą kontaktów jest tabelka w Excelu, która w pewnym momencie przestaje wystarczać.
  4. Brak choćby częściowo wystandaryzowanego procesu sprzedaży. W wielu firmach spotykamy się ze stwierdzeniem, że dają swobodę swoim pracownikom, bo to uwalnia kreatywność, a poza tym każdy klient jest inny. Nie do końca jest to prawda. Klienci mają ze sobą bardzo wiele wspólnego, a wystandaryzowany choćby częściowo proces sprzedaży pozwala na szybkie wdrażanie nowych pracowników oraz łatwe przejmowanie kontaktów i szans sprzedaży po odejściu jednego z pracowników firmy.

Dlaczego firmy rekrutacyjne tak długo zwlekają z wdrożeniem systemu CRM?


  1. Im większa firma, tym trudniej przejść proces wdrożeniowy. Coraz większy zespół, coraz większa baza kontaktów i coraz więcej obowiązków. A wdrożenie to zawsze ryzyko zaniedbania bieżących spraw i projektów.
  2. Koszty wdrożenia są często nieadekwatne to potrzeb i budżetów jakimi dysponują firmy. Zakup licencji oraz usługi wdrożeniowe mogą pochłonąć niemały budżet. Wiele firm zadaje sobie pytanie o zasadność takich wydatków. Dlatego warto zacząć od prostego rozwiązania, które z czasem można rozwinąć.
  3. Wypracowane przez lata schematy działania, które się sprawdzają i obawa, że wdrożony CRM nie będzie w stanie dostosować się do procesów zachodzących w firmie.
  4. Na rynku są dostępne narzędzia, które zapewniają kompleksową obsługę procesów rekrutacyjnych, ale w przypadku małych firm dla których równie ważne, jak realizacja projektów jest pozyskiwanie kolejny klientów przez co brak funkcji CRM-owych utrudnia korzystanie z typowych narzędzi rekrutacyjnych w niewielkich firmach.

Jak może wyglądać pierwszy CRM dla Agencji Pracy?

Współpracując w niewielkimi firmami zajmującymi się rekrutacją pracowników, zidentyfikowaliśmy kilka obszarów, które warto uwzględnić rozpoczynając pracę z CRM-em.


  1. Standaryzacja i import bazy kontaktów. Na temat uporządkowania baz kontaktowych opublikowaliśmy obszerny artykuł na naszym blogu. Link do artykułu: https://inflowcrm.pl/2019/07/02/5-krokow-do-uporzadkowanej-bazy-kontaktowej/
  2. Konfiguracja czterech podstawowych baz w CRMie a) baza klientów b) baza kontaktów biznesowych c) baza rekrutowanych pracowników d) baza projektów. Wszystkie te bazy można odpowiednio skonfigurować w Inflow CRM już w podstawowym pakiecie w zaledwie 20-30 minut.
  3. Opisanie struktury organizacyjnej oraz konfiguracja uprawnień jakie w CRM-ie powinni posiadać poszczególni użytkownicy. Dzięki temu mamy pewność, że odpowiednie osoby mają dostęp do odpowiednich danych.
  4. Dodajemy pola własne oraz konfigurujemy statusy i inne pola słownikowe. Dzięki temu dalej rozbudowywana baza kontaktowa zawsze będzie spójna, a pracownicy będą dokładnie wiedzieli jakie dane powinni gromadzić.
  5. Konfigurujemy tablice kanban do sprawnego zarządzania szansami sprzedaży. Ustalamy pola wymagane w formularzu szansy sprzedażowej oraz ustalamy etapy procesu sprzedaży. Jeżeli firma ma w swojej ofercie również inne usługi, to dla każdej grupy usług powinniśmy utworzyć odrębne procesy sprzedażowe.

Jeżeli prowadzisz niewielką firmę rekrutacyjną i szukasz prostego rozwiązania CRM dla Agencji Pracy to Inflow CRM po szybkiej i sprawnej konfiguracji pozwoli na rozpoczęcie efektywnej i zoptymalizowanej pracy.

Chcesz usprawnić swoją firmę?

Przetestuj bezpłatnie Inflow CRM przez 14 dni bez żadnych zobowiązań. Jeżeli masz pytania, to po prostu do nas napisz na kontakt@inflowcrm.pl :).