Pierwszy CRM dla firmy szkoleniowej

Dzisiaj w kolejnym wpisie z serii "Pierwszy CRM dla..." zajmiemy się firmami szkoleniowymi, które są kolejną istotną grupą wśród naszych Klientów. Problemy, z jakimi zgłaszają się do nas firmy szkoleniowe, często się powtarzają i sprowadzają do kilku kluczowych obszarów. Niekoniecznie jest to obszar bezpośrednio związany z procesem organizacji szkoleń, a CRM dla firmy szkoleniowej może rozwiązać znacznie więcej problemów.

Problemy z jakimi przychodzą do nas firmy szkoleniowe:

1. Brak ciągłości działań z osobami kontaktowymi, które są istotne dla biznesu szkoleniowego. Odejście opiekuna klienta z firmy często powoduje długotrwałe zamieszanie z przekazaniem jego kontaktów innej osobie.
2. Zagubione kontakty. Jeździmy na szkolenia, konferencje, poznajemy ludzi, zbieramy wizytówki i co dalej? Niestety bardzo często te osoby zostają tylko na wizytówce.
3. Zawężone kryterium bycia kontaktem do osób decyzyjnych lub istotnych w procesie zakupowym tu i teraz. Firmy szkoleniowe często nie gromadzą kontaktów do osób, które mogą stać się istotne w procesie zakupowym w przyszłości i warto już teraz budować relacje.
4. Brak jednej bazy kontaktów umożliwiającej sprawne przypisanie kontaktów i monitorowanie pracy handlowców. Często bazą kontaktów jest tabelka w Excelu, która w pewnym momencie przestaje wystarczać.
5. Brak choćby częściowo wystandaryzowanego procesu sprzedaży. W wielu firmach spotykamy się ze stwierdzeniem, że dają swobodę swoim pracownikom, bo to uwalnia kreatywność, a poza tym każdy klient jest inny. Nie do końca jest to prawda. Klienci mają ze sobą bardzo wiele wspólnego, a wystandaryzowany choćby częściowo proces sprzedaży pozwala na szybkie wdrażanie nowych pracowników oraz łatwe przejmowanie kontaktów i szans sprzedaży po odejściu jednego z pracowników firmy.

Jak CRM przygotuje Twoją Firmę do rozpoczęcia sprzedaży szkoleń otwartych?

Dofinansowania szkoleń spowodowały, że na rynek szkoleniowy przez ostatnie latach wchodziło wiele firm chcących realizować projekty szkoleniowe dla firm. Dofinansowane szkolenie dawało korzyści dla każdej ze stron. Firma szkoleniowa mogła znacznie łatwiej pozyskać klienta, a klient otrzymywał szkolenie dla swoich pracowników za ułamek ceny.

Niestety atrakcyjność rynku szkoleń dofinansowanych wpłynęła na zwiększenie konkurencji, a co za tym idzie wiele firm szkoleniowych, aby móc utrzymać rentowność prędzej czy później zaczyna rozważać wejście na rynek szkoleń otwartych lub zwiększenie zaangażowania w taki rodzaj usług.

Sprzedaż szkoleń otwartych rządzi się innymi prawami i wymaga zupełnie innego procesu sprzedażowego z dużym naciskiem na działania marketingowe. Wejście na rynek szkoleń otwartych można znacząco sobie ułatwić z wykorzystaniem CRM-a.

Prowadząc szkolenia zamknięte w firmach warto już teraz gromadzić, w naszym CRM-ie informacje o uczestnikach szkoleń, ich kompetencjach, przebytej ścieżce szkoleniowej oraz ich danych kontaktowych.

Dzięki temu budujemy już teraz bez dodatkowych kosztów bazę potencjalnych odbiorców naszych szkoleń otwartych, którzy mogą być zainteresowani dalszym rozwojem swoich kompetencji na własną rękę.

Dlaczego firmy szkoleniowe tak długo zwlekają z wdrożeniem CRM-a?

1. Jak w tym powiedzeniu z taczką na którą nie ma czasu załadować. Zawsze są ważne bieżące sprawy, którymi trzeba zająć się natychmiast. Przez co wdrożenia CRM-a, jak i wielu innych rozwiązań usprawniających biznes jest odkładanych na odległą przyszłość.
2. Im większa firma, tym trudniej przejść proces wdrożeniowy. Coraz większy zespół, coraz większa baza kontaktów i coraz więcej obowiązków. A wdrożenie to zawsze ryzyko.
3. Koszty i czas wdrożenia. Firmy szkoleniowe, to często już kilkanaście albo i więcej osób zaangażowanych w obsługę klienta. Zakup licencji oraz usługi wdrożeniowe mogą pochłonąć niemały budżet. Wiele firm zadaje sobie pytanie o zasadność takich wydatków. Dlatego warto zacząć od prostego rozwiązania, które z czasem można rozwinąć.
4. Wypracowane przez lata schematy działania, które się sprawdzają i obawa, że wdrożony CRM dla firmy szkoleniowej nie będzie w stanie dostosować się do procesów zachodzących w firmie.

Od czego zacząć przygodę z CRM-em, jeżeli prowadzę firmę szkoleniową?

Współpracując z firmami szkoleniowymi, zidentyfikowaliśmy kilka kluczowych elementów. Warto je uwzględnić już na początku rozpoczynając pracę z CRM-em.

Standaryzacja i import bazy kontaktów. Firmy szkoleniowe zazwyczaj prowadzą kilka arkuszy w Excelu z następującymi danymi:

1. firmy
2. osoby kontaktowe,
3. projekty szkoleniowe,
4. trenerzy,
5. uczestnicy.

Podczas importu niezwykle ważne jest połączenie danych ze sobą tak, aby zachować ich wartość biznesową. Aby to zrobić, niezbędne jest ustalenie kluczy po których będą wiązane dane podczas importu. Gdy mamy uporządkowaną bazę kontaktów możemy przejść do kolejnych etapów.

1. Opisujemy strukturę organizacyjną oraz uprawnienia jakie w CRM-ie powinni posiadać poszczególni użytkownicy. Dzięki temu mamy pewność, że odpowiednie osoby mają dostęp do odpowiednich danych.
2. Dodajemy pola własne oraz konfigurujemy statusy i inne pola słownikowe. Dzięki temu dalej rozbudowywana baza kontaktowa zawsze będzie spójna, a pracownicy będą dokładnie wiedzieli jakie dane powinni gromadzić.
3. Konfigurujemy tablice kanban do sprawnego zarządzania szansami sprzedaży. Ustalamy pola wymagane w formularzu szansy sprzedażowej oraz ustalamy etapy procesu sprzedaży. Jeżeli firma prowadzi szkolenia otwarte, zamknięte oraz projekty doradcze to dla każdej grupy usług powinniśmy utworzyć odrębne procesy sprzedażowe. Dodatkowym procesem sprzedaży powinna być również sprzedaż szkoleń z dofinansowaniem, ponieważ przebiega ona w odmienny sposób.
4. Tworzymy bazę uczestników szkoleń. Nawet jeżeli obecnie nie prowadzimy sprzedaży szkoleń otwartych, a mamy możliwość zbierania takich danych i zgód marketingowych to warto zacząć robić to już teraz. Taka baza może w przyszłości bardzo ułatwić firmie wejście w obszar szkoleń otwartych lub znacząco zwiększyć poziom przychodów z tego obszaru działalności, jeżeli już teraz zajmujemy się szkoleniami otwartymi.

Jeżeli prowadzisz firmę szkoleniową i przymierzasz się do wdrożenia CRM-a i wciąż masz wątpliwości to mam nadzieję, że ten artykuł, chociaż częściowo pomógł Ci w podjęciu decyzji.