5 sposobów na usprawnienie

pracy w Twojej Firmie

W tym artykule przedstawiamy 5 sposobów na usprawnienie codziennej pracy w Waszych Firmach. Dzięki tym sposobom nie tylko usprawnicie procesy, ale również zwiększycie osobistą efektywność.

Sposób nr 1 – Zrezygnuj z komunikacji mailowej wewnątrz firmy

Komunikacja mailowa z klientami lub dostawcami jest często jedynym sensownym rozwiązaniem. Inaczej wygląda to wewnątrz firmy. Komunikując się z członkami zespołu, potrzebujemy szybkiej interakcji oraz możliwości łatwego odnajdywania wątków i dyskusji. Dowolny komunikator internetowy usprawni komunikacje w zespole. Jednak zanim wybierzemy coś, co jest popularne jak Whats Upp lub (bardziej profesjonalnie) Slack, warto się na chwilę zatrzymać i zastanowić się nad kilkoma rzeczami, które będą warunkowały podjęcie najlepszej decyzji:

• Czy nasi współpracownicy są obyci z narzędziami online?
• Czy nowe narzędzie do komunikacji nie spowoduje dodatkowych problemów w komunikacji?
• Czy trudność wdrożenia się w nowe narzędzie nie sprawi, że ludzie i tak będą wysyłać setki maili?
• Czy mamy na to budżet? Czy jednak wolimy skorzystać z bezpłatnego rozwiązania?
• Czy pracujemy zdalnie i/lub w terenie?

Te kilka pytań pozwoli nam lepiej wybrać narzędzie do komunikacji. Narzędziem które uważamy za dobry wybór dla firm, które wcześniej mało korzystały z rozwiązań informatycznych jest Workplace by Facebook. Jest wersja bezpłatna na której z powodzeniem można pracować i usprawnić komunikacje, ale jego największa zaleta tkwi w czym innym. Jako produkt Facebooka korzysta ze zbliżonego interfejsu co znacząco obniża próg wejścia w nowe narzędzie dla wielu użytkowników, którzy nie korzystają z wielu narzędzi informatycznych, ale Facebooka dobrze znajdą. Ważnym czynnikiem jest również fakt, że jest to zupełnie odrębne narzędzie i nie trzeba mieć konta na Facebooku aby korzystać z Workplace by Facebook.

Sposób nr 2 – Stosuj aliasy i tożsamości pocztowe

Korzystanie z jednego adresu mailowego we wszystkich sprawach, choć wydaje się łatwe i naturalne, może z czasem doprowadzić do tego, że wszyscy znają nasz podstawowy adres mail i piszą we wszystkich, możliwych sprawach oczekując szybkiej odpowiedzi. Można rozłożyć komunikacje na kilka skrzynek mailowych, co często wygląda bardziej profesjonalnie i pozwala np. na stronie zamieścić osobny kontakt w sprawach finansowych, handlowych itd.

Niestety tworzenie wielu skrzynek i korzystanie z nich w razie potrzeby jest męczące i zabiera cenny czas. Rozwiązaniem, które pozwoli nam na lepsze zarządzanie pocztą jest stworzenie w obrębie skrzynki pocztowej, potrzebnych tożsamości oraz stworzenie dopasowanych do nich aliasów pocztowych. Jeżeli korzystasz z usług dowolnej firmy hostingowej to w swoim panelu zarządzania kontem hostingowym powinna mieć możliwość stworzenia aliasów. Tożsamości możesz tworzyć bezpośrednio z poziomu konta pocztowego. Dzięki temu uporządkujesz komunikacje mailową, będzie to wyglądało bardziej profesjonalnie, a na dodatek oszczędzisz czas na zarządzaniu swoją skrzynką mailową.

Sposób nr 3 – Używaj CRM-a nawet jeżeli prowadzisz jednoosobową firmę

Myślenie o CRM-ie jako narzędziu dedykowanym jedynie dużym i dojrzałym firmom sprawia, że nie optymalizujemy naszej firmy gdy jest mała lub jesteśmy na początku drogi biznesowej. Nawet jeżeli w firmie tylko jedna osoba odpowiada za sprzedaż i utrzymywanie relacji z klientami, to warto budować odpowiednio skonstruowana bazę wiedzy o naszych klientach. Prosty CRM pozwoli zbierać następujące informacje:

• Dane kontaktowe do klientów.
• Dane kontaktowe do osób fizycznych istotnych dla naszego biznesu (np. dyrektor zakupów w firmie klienta).
• Prowadzenie historii wątków sprzedażowych, czyli tzw. szanse sprzedaży. Dzięki tej funkcji zawsze wiesz, z kim masz otwarty proces sprzedażowy, ale też jesteś w stanie analizować swoją pracę wstecz i wyciągać odpowiednie wnioski.
• Informacje o warunkach współpracy z poszczególnymi klientami.

Dzięki CRM-owi będziesz niczym barman w filmie, który zawsze wie czego chce jego stały klient.

Sposób nr 4 – Korzystaj z wtyczek do Google Chrome

W codziennej pracy niezwykle przydatne mogą się okazać niewielkie, często bezpłatne narzędzia, które nie tylko przyspieszają prace, ale pozwalają wykonywać ją lepiej i taniej. Jeżeli korzystasz z przeglądarki Google Chrome, możesz wykorzystać kilka z tysięcy wtyczek do przeglądarki, które wspomagają prace. Poniżej lista wtyczek do Google Chrome, których sami używamy na co dzień i polecamy:

LanguageTool – dużo piszesz i obawiasz się, że popełniasz błędy i robisz literówki? Zacznij używać LanguageTool wraz z wtyczką do Google Chrome. Nie wyeliminujesz błędów w 100%, ale znacząco zmniejszysz ilość literówek i zagubionych kropek.

ColorZilla – niewielkie narzędzie, a niezwykle przydatne. Jeżeli pracujesz w branży kreatywnej lub masz potrzebę przekazania grafikowi informacji o tym jakiego koloru chcesz użyć na swojej stronie, nie musisz zgadywać jaki to odcień niebieskiego. Pobierasz barwę ze miejsca, które ma kolor, który Ci się spodobał i przekazujesz dokładny kolor.

Dux Soup – wykorzystując Linkedina w swojej firmie, możesz wiele działań usprawnić i zautomatyzować. Dux Soup pozwoli Ci na przykład automatycznie odwiedzać profile interesujących Cię użytkowników lub wysyłać im zaproszenia do Twojej sieci.

News Feed Eradicator for Facebook – niekiedy musimy mieć otwartego Facebooka aby móc na bieżąco kontaktować się z naszymi potencjalnymi klientami. Warto jednak ograniczyć jego rozpraszającą funkcję i dzięki tej wtyczce wyciąć tablicę z naszego Facebooka. Brak nowych informacji, to brak bodźców, które nas mogą rozpraszać.

To tylko kilka propozycji, a ciekawych wtyczek, które możesz wykorzystać, aby usprawnić swoją pracę jest znacznie więcej. Warto poszukać czegoś odpowiedniego dla siebie i wprowadzić drobne usprawnienia, dzięki wtyczkom Google Chrome.

Sposób nr 5 – Wdróż tablice Kanban w swojej firmie

Tablice Kanban są genialne w swej prostocie i umożliwiają optymalizacje wielu procesów zachodzących w naszych firmach. Wizualna forma i łatwe w zrozumieniu zasady sprawiają, że metoda wywodząca się z Japonii, która przez wiele lat była używana głównie w produkcji, coraz częściej jest wykorzystywana w zarządzaniu procesem sprzedaży, zarządzaniu zleceniami czy też w zwiększeniu osobistej efektywności. Tablica Kanban to nic innego jak tablica z przypiętymi karteczkami i podziałem na etapy procesu. Może być w formie fizycznej w naszym biurze lub w wersji online. Aby wdrożyć Kanban w swojej organizacji, musimy wykonać kilka prostych kroków:

• Nakreśl swój proces, który chcesz przenieść na tablice. Wystarczy, że podzielisz go na początek intuicyjnie na kilka etapów. W przypadku sprzedaży może to być: nowy kontakt, analiza potrzeb, złożona oferta, negocjacje.
• Przedstaw całość wizualnie w formie tablicy przedzielonej pionowymi liniami, które oddzielą poszczególne etapy.
• Poszczególne tematy jak np. zadania, szanse sprzedaży czy zlecenia osadź na tablic w formie karteczki z opisem najistotniejszych informacji.

Twoja tablica Kanban jest gotowa. Regularnie używana spowoduje, że w każdym momencie w łatwy sposób dowiesz się z jakim klientem lub zleceniem na jakim etapie jesteś. Tablice Kanban możesz również wykorzystywać w Inflow CRM, usprawniając przepływ szans sprzedażowych oraz zleceń przez Twoją Firmę.