POPRZEDNI ARTYKUŁNASTĘPNY ARTYKUŁ
5 sposobów na usprawnienie
pracy w Twojej Firmie
W tym artykule przedstawiamy 5 sposobów na poprawienie efektywności w Waszych Firmach. Dzięki tym sposobom nie tylko wdrożycie nowe pomysły na usprawnienie pracy w firmie, ale również zwiększycie osobistą efektywność.
Sposób nr 1 - Zrezygnuj z komunikacji mailowej wewnątrz firmy
Komunikacja mailowa z klientami lub dostawcami jest często jedynym sensownym rozwiązaniem. Inaczej wygląda to wewnątrz firmy. Komunikując się z członkami zespołu, potrzebujemy szybkiej interakcji oraz możliwości łatwego odnajdywania wątków i dyskusji. Dowolny komunikator internetowy usprawni komunikacje w zespole. Jednak zanim wybierzemy coś, co jest popularne jak Whats Upp lub (bardziej profesjonalnie) Slack, warto się na chwilę zatrzymać i zastanowić się nad kilkoma rzeczami, które będą warunkowały podjęcie najlepszej decyzji:
- Czy nasi współpracownicy są obyci z narzędziami online?
- Czy nowe narzędzie do komunikacji nie spowoduje dodatkowych problemów w komunikacji?
- Czy trudność wdrożenia się w nowe narzędzie nie sprawi, że ludzie i tak będą wysyłać setki maili?
- Czy mamy na to budżet? Czy jednak wolimy skorzystać z bezpłatnego rozwiązania?
- Czy pracujemy zdalnie i/lub w terenie?
Te kilka pytań pozwoli nam lepiej wybrać narzędzie do komunikacji. Narzędziem które uważamy za dobry wybór dla firm, które wcześniej mało korzystały z rozwiązań informatycznych jest Workplace by Facebook. Jest wersja bezpłatna na której z powodzeniem można pracować i usprawnić komunikacje, ale jego największa zaleta tkwi w czym innym. Jako produkt Facebooka korzysta ze zbliżonego interfejsu co znacząco obniża próg wejścia w nowe narzędzie dla wielu użytkowników, którzy nie korzystają z wielu narzędzi informatycznych, ale Facebooka dobrze znajdą. Ważnym czynnikiem jest również fakt, że jest to zupełnie odrębne narzędzie i nie trzeba mieć konta na Facebooku aby korzystać z Workplace by Facebook.
Sposób nr 2 - Stosuj aliasy i tożsamości pocztowe
Korzystanie z jednego adresu mailowego we wszystkich sprawach, choć wydaje się łatwe i naturalne, może z czasem doprowadzić do tego, że wszyscy znają nasz podstawowy adres mail i piszą we wszystkich, możliwych sprawach oczekując szybkiej odpowiedzi. Można rozłożyć komunikacje na kilka skrzynek mailowych, co często wygląda bardziej profesjonalnie i pozwala np. na stronie zamieścić osobny kontakt w sprawach finansowych, handlowych itd.
Niestety tworzenie wielu skrzynek i korzystanie z nich w razie potrzeby jest męczące i zabiera cenny czas. Rozwiązaniem, które pozwoli nam na lepsze zarządzanie pocztą jest stworzenie w obrębie skrzynki pocztowej, potrzebnych tożsamości oraz stworzenie dopasowanych do nich aliasów pocztowych. Jeżeli korzystasz z usług dowolnej firmy hostingowej to w swoim panelu zarządzania kontem hostingowym powinna mieć możliwość stworzenia aliasów. Tożsamości możesz tworzyć bezpośrednio z poziomu konta pocztowego. Dzięki temu uporządkujesz komunikacje mailową, będzie to wyglądało bardziej profesjonalnie, a na dodatek oszczędzisz czas na zarządzaniu swoją skrzynką mailową.
Sposób nr 3 - Używaj CRM-a nawet jeżeli prowadzisz jednoosobową firmę
Myślenie o CRM-ie jako narzędziu dedykowanym jedynie dużym i dojrzałym firmom sprawia, że nie optymalizujemy naszej firmy gdy jest mała lub jesteśmy na początku drogi biznesowej. Nawet jeżeli w firmie tylko jedna osoba odpowiada za sprzedaż i utrzymywanie relacji z klientami, to warto budować odpowiednio skonstruowana bazę wiedzy o naszych klientach. Prosty CRM pozwoli zbierać następujące informacje:
- Dane kontaktowe do klientów.
- Dane kontaktowe do osób fizycznych istotnych dla naszego biznesu (np. dyrektor zakupów w firmie klienta).
- Prowadzenie historii wątków sprzedażowych, czyli tzw. szanse sprzedaży. Dzięki tej funkcji zawsze wiesz, z kim masz otwarty proces sprzedażowy, ale też jesteś w stanie analizować swoją pracę wstecz i wyciągać odpowiednie wnioski.
- Informacje o warunkach współpracy z poszczególnymi klientami.
Dzięki CRM-owi będziesz niczym barman w filmie, który zawsze wie czego chce jego stały klient. W większych firmach ogromną korzyścią z wdrożenia systemu CRM będzie usprawnienie komunikacji w firmie.
Sposób nr 4 - Korzystaj z wtyczek do Google Chrome
W codziennej pracy niezwykle przydatne mogą się okazać niewielkie, często bezpłatne narzędzia, które nie tylko przyspieszają prace, ale pozwalają wykonywać ją lepiej i taniej. Jeżeli korzystasz z przeglądarki Google Chrome, możesz wykorzystać kilka z tysięcy wtyczek do przeglądarki, które wspomagają prace. Poniżej lista wtyczek do Google Chrome, których sami używamy na co dzień i polecamy:
LanguageTool - dużo piszesz i obawiasz się, że popełniasz błędy i robisz literówki? Zacznij używać LanguageTool wraz z wtyczką do Google Chrome. Nie wyeliminujesz błędów w 100%, ale znacząco zmniejszysz ilość literówek i zagubionych kropek.
ColorZilla - niewielkie narzędzie, a niezwykle przydatne. Jeżeli pracujesz w branży kreatywnej lub masz potrzebę przekazania grafikowi informacji o tym jakiego koloru chcesz użyć na swojej stronie, nie musisz zgadywać jaki to odcień niebieskiego. Pobierasz barwę ze miejsca, które ma kolor, który Ci się spodobał i przekazujesz dokładny kolor.
Dux Soup - wykorzystując Linkedina w swojej firmie, możesz wiele działań usprawnić i zautomatyzować. Dux Soup pozwoli Ci na przykład automatycznie odwiedzać profile interesujących Cię użytkowników lub wysyłać im zaproszenia do Twojej sieci.
News Feed Eradicator for Facebook - niekiedy musimy mieć otwartego Facebooka aby móc na bieżąco kontaktować się z naszymi potencjalnymi klientami. Warto jednak ograniczyć jego rozpraszającą funkcję i dzięki tej wtyczce wyciąć tablicę z naszego Facebooka. Brak nowych informacji, to brak bodźców, które nas mogą rozpraszać.
To tylko kilka propozycji, a ciekawych wtyczek, które możesz wykorzystać, aby usprawnić swoją pracę jest znacznie więcej. Warto poszukać czegoś odpowiedniego dla siebie i wprowadzić drobne usprawnienia, dzięki wtyczkom Google Chrome.
Sposób nr 5 - Wdróż tablice Kanban w swojej firmie
Tablice Kanban są genialne w swej prostocie i umożliwiają optymalizacje wielu procesów zachodzących w naszych firmach. Wizualna forma i łatwe w zrozumieniu zasady sprawiają, że metoda wywodząca się z Japonii, która przez wiele lat była używana głównie w produkcji, coraz częściej jest wykorzystywana w zarządzaniu procesem sprzedaży, zarządzaniu zleceniami czy też w zwiększeniu osobistej efektywności. Tablica Kanban to nic innego jak tablica z przypiętymi karteczkami i podziałem na etapy procesu. Może być w formie fizycznej w naszym biurze lub w wersji online. Aby wdrożyć Kanban w swojej organizacji, musimy wykonać kilka prostych kroków:
- Nakreśl swój proces, który chcesz przenieść na tablice. Wystarczy, że podzielisz go na początek intuicyjnie na kilka etapów. W przypadku sprzedaży może to być: nowy kontakt, analiza potrzeb, złożona oferta, negocjacje.
- Przedstaw całość wizualnie w formie tablicy przedzielonej pionowymi liniami, które oddzielą poszczególne etapy.
- Poszczególne tematy jak np. zadania, szanse sprzedaży czy zlecenia osadź na tablic w formie karteczki z opisem najistotniejszych informacji.
Twoja tablica Kanban jest gotowa. Regularnie używana spowoduje, że w każdym momencie w łatwy sposób dowiesz się z jakim klientem lub zleceniem na jakim etapie jesteś. Tablice Kanban możesz również wykorzystywać w Inflow CRM, usprawniając przepływ szans sprzedażowych oraz zleceń przez Twoją Firmę.
Planujemy sukcesywnie w ramach tego artykułu dodawać nowe pomysły na usprawnienie pracy w firmie, dzięki którym niskim kosztem osiągniesz wzrost efektywności swojego biznesu.
Nie masz jeszcze konta Inflow CRM? Rozpocznij bezpłatny 14-dniowy test.
Rejestracja zajmuje mniej niż 2 minuty!
INFLOW CRM
Inflow CRM sp. z o.o.
54-611 Wrocław
ul. Stanisławowska 47
Inflow CRM - Stworzony dla niewielkich, ale ambitnych firm