5 sposobów na usprawnienie

pracy w Twojej Firmie

Przedstawiamy Wam w poście 5 sposobów na usprawnienie codziennej pracy w Waszych Firmach. Dzięki tym sposobom nie tylko usprawnicie procesy, ale również zwiększycie osobistą efektywność.

Sposób nr 1 – Zrezygnuj z komunikacji mailowej wewnątrz firmy

Komunikacja mailowa z klientami lub dostawcami jest często jedynym sensownym rozwiązaniem. Inaczej wygląda to wewnątrz firmy. Komunikując się z członkami zespołu, potrzebujemy szybkiej interakcji oraz możliwości łatwego odnajdywania wątków i dyskusji. Dowolny komunikator internetowy usprawni komunikacje w zespole. Jednak zanim wybierzemy coś, co jest popularne jak Whats Upp lub (bardziej profesjonalnie) Slack, warto się na chwilę zatrzymać i zastanowić się nad kilkoma rzeczami, które będą warunkowały podjęcie najlepszej decyzji:

  • Czy nasi współpracownicy są obyci z narzędziami online?
  • Czy nowe narzędzie do komunikacji nie spowoduje dodatkowych problemów w komunikacji?
  • Czy trudność wdrożenia się w nowe narzędzie nie sprawi, że ludzie i tak będą wysyłać setki maili?
  • Czy mamy na to budżet? Czy jednak wolimy skorzystać z bezpłatnego rozwiązania?
  • Czy pracujemy zdalnie i/lub w terenie?

Te kilka pytań pozwoli nam lepiej wybrać narzędzie do komunikacji. Narzędziem które uważamy za dobry wybór dla firm, które wcześniej mało korzystały z rozwiązań informatycznych jest Workplace by Facebook. Jest wersja bezpłatna na której z powodzeniem można pracować i usprawnić komunikacje, ale jego największa zaleta tkwi w czym innym. Jako produkt Facebooka korzysta ze zbliżonego interfejsu co znacząco obniża próg wejścia w nowe narzędzie dla wielu użytkowników, którzy nie korzystają z wielu narzędzi informatycznych, ale Facebooka dobrze znajdą. Ważnym czynnikiem jest również fakt, że jest to zupełnie odrębne narzędzie i nie trzeba mieć konta na Facebooku aby korzystać z Workplace by Facebook.

Sposób nr 2 – Stosuj aliasy i tożsamości pocztowe

Korzystanie z jednego adresu mailowego we wszystkich sprawach, choć wydaje się łatwe i naturalne, może z czasem doprowadzić do tego, że wszyscy znają nasz podstawowy adres mail i piszą we wszystkich, możliwych sprawach oczekując szybkiej odpowiedzi. Można rozłożyć komunikacje na kilka skrzynek mailowych, co często wygląda bardziej profesjonalnie i pozwala np. na stronie zamieścić osobny kontakt w sprawach finansowych, handlowych itd.

Niestety tworzenie wielu skrzynek i korzystanie z nich w razie potrzeby jest męczące i zabiera cenny czas. Rozwiązaniem, które pozwoli nam na lepsze zarządzanie pocztą jest stworzenie w obrębie skrzynki pocztowej, potrzebnych tożsamości oraz stworzenie dopasowanych do nich aliasów pocztowych. Jeżeli korzystasz z usług dowolnej firmy hostingowej to w swoim panelu zarządzania kontem hostingowym powinna mieć możliwość stworzenia aliasów. Tożsamości możesz tworzyć bezpośrednio z poziomu konta pocztowego. Dzięki temu uporządkujesz komunikacje mailową, będzie to wyglądało bardziej profesjonalnie, a na dodatek oszczędzisz czas na zarządzaniu swoją skrzynką mailową.

Sposób nr 3 – Używaj CRM-a nawet jeżeli prowadzisz jednoosobową firmę

Myślenie o CRM-ie jako narzędziu dedykowanym jedynie dużym i dojrzałym firmom sprawia, że nie optymalizujemy naszej firmy gdy jest mała lub jesteśmy na początku drogi biznesowej. Nawet jeżeli w firmie tylko jedna osoba odpowiada za sprzedaż i utrzymywanie relacji z klientami, to warto budować odpowiednio skonstruowana bazę wiedzy o naszych klientach. W najprostszej wersji w naszym CRM-ie powinniśmy zbierać następujące informacje:

  • Dane kontaktowe do klientów.
  • Dane kontaktowe do osób fizycznych istotnych dla naszego biznesu (np. dyrektor zakupów w firmie klienta).
  • Prowadzenie historii wątków sprzedażowych, czyli tzw. szanse sprzedaży. Dzięki tej funkcji zawsze wiesz, z kim masz otwarty proces sprzedażowy, ale też jesteś w stanie analizować swoją pracę wstecz i wyciągać odpowiednie wnioski.
  • Informacje o warunkach współpracy z poszczególnymi klientami.

Dzięki CRM-owi będziesz niczym barman w filmie, który zawsze wie czego chce jego stały klient.

Przetestuj bezpłatnie przez 14 dni Inflow CRM i przekonaj się, że CRM jest nawet dla firm jednoosobowych

https://rejestracja.inflowcrm.pl

Sposób nr 4 – Korzystaj z wtyczek do Google Chrome

W codziennej pracy niezwykle przydatne mogą się okazać niewielkie, często bezpłatne narzędzia, które nie tylko przyspieszają prace, ale pozwalają wykonywać ją lepiej i taniej. Jeżeli korzystasz z przeglądarki Google Chrome, możesz wykorzystać kilka z tysięcy wtyczek do przeglądarki, które wspomagają prace. Poniżej lista wtyczek do Google Chrome, których sami używamy na co dzień i polecamy:

LanguageTool – dużo piszesz i obawiasz się, że popełniasz błędy i robisz literówki? Zacznij używać LanguageTool wraz z wtyczką do Google Chrome. Nie wyeliminujesz błędów w 100%, ale znacząco zmniejszysz ilość literówek i zagubionych kropek.

ColorZilla – niewielkie narzędzie, a niezwykle przydatne. Jeżeli pracujesz w branży kreatywnej lub masz potrzebę przekazania grafikowi informacji o tym jakiego koloru chcesz użyć na swojej stronie, nie musisz zgadywać jaki to odcień niebieskiego. Pobierasz barwę ze miejsca, które ma kolor, który Ci się spodobał i przekazujesz dokładny kolor.

Dux Soup – wykorzystując Linkedina w swojej firmie, możesz wiele działań usprawnić i zautomatyzować. Dux Soup pozwoli Ci na przykład automatycznie odwiedzać profile interesujących Cię użytkowników lub wysyłać im zaproszenia do Twojej sieci.

News Feed Eradicator for Facebook – niekiedy musimy mieć otwartego Facebooka aby móc na bieżąco kontaktować się z naszymi potencjalnymi klientami. Warto jednak ograniczyć jego rozpraszającą funkcję i dzięki tej wtyczce wyciąć tablicę z naszego Facebooka. Brak nowych informacji, to brak bodźców, które nas mogą rozpraszać.

To tylko kilka propozycji, a ciekawych wtyczek, które możesz wykorzystać, aby usprawnić swoją pracę jest znacznie więcej. Warto poszukać czegoś odpowiedniego dla siebie i wprowadzić drobne usprawnienia, dzięki wtyczkom Google Chrome.

Sposób nr 5 – Wdróż tablice Kanban w swojej firmie

Tablice Kanban są genialne w swej prostocie i umożliwiają optymalizacje wielu procesów zachodzących w naszych firmach. Wizualna forma i łatwe w zrozumieniu zasady sprawiają, że metoda wywodząca się z Japonii, która przez wiele lat była używana głównie w produkcji, coraz częściej jest wykorzystywana w zarządzaniu procesem sprzedaży, zarządzaniu zleceniami czy też w zwiększeniu osobistej efektywności. Tablica Kanban to nic innego jak tablica z przypiętymi karteczkami i podziałem na etapy procesu. Może być w formie fizycznej w naszym biurze lub w wersji online. Aby wdrożyć Kanban w swojej organizacji, musimy wykonać kilka prostych kroków:

  • Nakreśl swój proces, który chcesz przenieść na tablice. Wystarczy, że podzielisz go na początek intuicyjnie na kilka etapów. W przypadku sprzedaży może to być: nowy kontakt, analiza potrzeb, złożona oferta, negocjacje.
  • Przedstaw całość wizualnie w formie tablicy przedzielonej pionowymi liniami, które oddzielą poszczególne etapy.
  • Poszczególne tematy jak np. zadania, szanse sprzedaży czy zlecenia osadź na tablic w formie karteczki z opisem najistotniejszych informacji.

Twoja tablica Kanban jest gotowa. Regularnie używana spowoduje, że w każdym momencie w łatwy sposób dowiesz się z jakim klientem lub zleceniem na jakim etapie jesteś. Tablice Kanban możesz również wykorzystywać w Inflow CRM, usprawniając przepływ szans sprzedażowych oraz zleceń przez Twoją Firmę.

Chcesz usprawnić swoją firmę?

Przetestuj bezpłatnie Inflow CRM przez 14 dni bez żadnych zobowiązań. Jeżeli masz pytania, to po prostu do nas napisz na kontakt@inflowcrm.pl :).