Dlaczego nie warto trzymać bazy

klientów w Excelu?

30.07.2020 - Autor: Grzegorz Wesołowski

Pierwszym narzędziem do zarządzania relacjami z klientami i budowania baz kontaktowych dla większości firm jest arkusz kalkulacyjny. Najczęściej jest to Excel, a coraz częściej Arkusze Google. O ile może być to wystarczające rozwiązanie na początek, by ogarnąć chaos i zacząć wszystko zapisywać to niestety wiele firm trwa przy arkuszach bardzo długo. Niekiedy nawet do czasu gdy zatrudnia kolejnych pracowników, tworzy zespoły sprzedażowe, a prowadzenie kolejnych Exceli zaczyna przypominać sport ekstremalny. Niestety baza klientów w Excelu nie jest najlepszym pomysłem. Są jednak niedrogie i dobre alternatywy.

Czy Twoje dane są bezpieczne?

Przechowywanie danych w arkuszach kalkulacyjnych wiąże się z szeregiem zagrożeń prawnych i organizacyjnych. Konieczność ochrony danych osobowych nakłada na firmy obowiązek bezpiecznego przechowywania danych i przekazywania pracownikom lub współpracownikom tylko tych danych, które są niezbędne do wykonywania ich obowiązków. Niestety arkusze kalkulacyjne nie zawsze spełniają te warunki.

• Arkusze Excela są często przechowywane na dyskach lokalnych.

• Pracownicy, którzy korzystają z prywatnego sprzętu, zapisują nieautoryzowane kopie na swoich dyskach.

• CRM w Excelu nie pozwala na ograniczenie uprawnień do wybranych informacji.

• Nieuczciwy współpracownik może znacznie łatwiej wyprowadzić bazę kontaktów z firmy.

Jeżeli ten ostatni punkt wydaje Ci się na wyrost i uważasz, że w Twojej Firmie to nigdy się nie zdarzy, to niestety muszę Cię zmartwić. Są branże, w których to poważny problem i niewykluczone, że i do Twojej Firmy kiedyś trafi osoba, która kończąc z Tobą współpracę, wyniesie z firmy cenne informacje o klientach.

Brak synchronizacji i problemy z dostępem do danych

Podczas pracy na arkuszach powszechnym problemem jest tworzenie duplikatów plików i brak bieżącej synchronizacji. Miałem okazje widzieć niejedną firmę, w której właściciel firmy lub szef sprzedaży regularnie raz na tydzień, lub miesiąc zbiera od swoich pracowników arkusze (każdy ma swój), obrabia je do jednej spójnej formy i próbuje analizować.

Często z tych analiz za wiele nie wychodzi, a uzgadnianie braków i wyjaśnienia zajmują wiele godzin. Problemem pozostaje jednak wciąż brak monitorowania pracy pomiędzy terminami przekazania arkuszy. Sytuacja ta doprowadza do dublowania danych i działań sprzedażowych.

Podobnie ma się sytuacja z dostępem do danych z dowolnego miejsca. O ile korzystasz z rozwiązań online, możesz mieć do swojego arkusza dostęp, ale jeżeli korzystasz z tradycyjnych arkuszy przechowywanych lokalnie i synchronizowanych cyklicznie to niestety w kluczowym momencie być może będziesz musiał obyć się bez wartościowych danych jakie znajdują się na innym komputerze.

Utrudnione zarządzanie zespołem

Brak zarządzania uprawnieniami i dostępem do danych oraz wspomniany w poprzednim punkcie brak synchronizacji znacząco utrudniają zarządzanie. Zaufanie wobec pracowników jest bardzo ważne, ale brak monitorowania postępów prac nad zleceniem lub wątkiem sprzedażowym sprawiają, że tracimy potencjał sprzedażowy i znacząco wydłuża się cykl sprzedaży w naszej firmie. Efekt może być tylko jeden - mniej zarabiamy.

Czy można inaczej? Oczywiście!

Na szczęście nawet niewielkie firmy nie są skazane na używanie nieefektywnych arkuszy kalkulacyjnych jako baz kontaktowych i systemów do zarządzania relacjami z klientami. Inflow CRM to rozwiązanie, które może z łatwością zastąpić obecne rozwiązania w Twojej Firmie, a jednocześnie rozwiązać problemy z jakimi borykasz się, używając Excela, jako systemu do zarządzania relacjami z klientami.

Zadbaliśmy również o to, aby nasza oferta była atrakcyjna dla firm, które obawiają się dużych inwestycji w niesprawdzone przerośnięte systemy. W Inflow CRM otrzymujesz prosty CRM już od 9 zł miesięcznie. Przetestuj bezpłatnie przez 14 dni i przesiądź się z Excela na profesjonalne narzędzie sprzedażowe.