Dlaczego nie warto trzymać bazy

klientów w Excelu?

30.07.2020 – Autor: Grzegorz Wesołowski

Pierwszym narzędziem do zarządzania relacjami z klientami i budowania baz kontaktowych dla większości firm jest arkusz kalkulacyjny. Najczęściej jest to Excel, a coraz częściej Arkusze Google. O ile może być to wystarczające rozwiązanie na początek, by ogarnąć chaos i zacząć wszystko zapisywać to niestety wiele firm trwa przy arkuszach bardzo długo. Niekiedy nawet do czasu gdy zatrudnia kolejnych pracowników, tworzy zespoły sprzedażowe, a prowadzenie kolejnych Exceli zaczyna przypominać sport ekstremalny. Niestety baza klientów w Excelu nie jest najlepszym pomysłem. Są jednak niedrogie i dobre alternatywy.

Czy Twoje dane są bezpieczne?

Przechowywanie danych w arkuszach kalkulacyjnych wiąże się z szeregiem zagrożeń prawnych i organizacyjnych. Konieczność ochrony danych osobowych nakłada na firmy obowiązek bezpiecznego przechowywania danych i przekazywania pracownikom lub współpracownikom tylko tych danych, które są niezbędne do wykonywania ich obowiązków. Niestety arkusze kalkulacyjne nie zawsze spełniają te warunki.

  • Arkusze Excela są często przechowywane na dyskach lokalnych.
  • Pracownicy, którzy korzystają z prywatnego sprzętu, zapisują nieautoryzowane kopie na swoich dyskach.
  • CRM w Excelu nie pozwala na ograniczenie uprawnień do wybranych informacji.
  • Nieuczciwy współpracownik może znacznie łatwiej wyprowadzić bazę kontaktów z firmy.

Jeżeli ten ostatni punkt wydaje Ci się na wyrost i uważasz, że w Twojej Firmie to nigdy się nie zdarzy, to niestety muszę Cię zmartwić. Są branże, w których to poważny problem i niewykluczone, że i do Twojej Firmy kiedyś trafi osoba, która kończąc z Tobą współpracę, wyniesie z firmy cenne informacje o klientach.

Brak synchronizacji i problemy z dostępem do danych

Podczas pracy na arkuszach powszechnym problemem jest tworzenie duplikatów plików i brak bieżącej synchronizacji. Miałem okazje widzieć niejedną firmę, w której właściciel firmy lub szef sprzedaży regularnie raz na tydzień, lub miesiąc zbiera od swoich pracowników arkusze (każdy ma swój), obrabia je do jednej spójnej formy i próbuje analizować.

Często z tych analiz za wiele nie wychodzi, a uzgadnianie braków i wyjaśnienia zajmują wiele godzin. Problemem pozostaje jednak wciąż brak monitorowania pracy pomiędzy terminami przekazania arkuszy. Sytuacja ta doprowadza do dublowania danych i działań sprzedażowych.

Podobnie ma się sytuacja z dostępem do danych z dowolnego miejsca. O ile korzystasz z rozwiązań online, możesz mieć do swojego arkusza dostęp, ale jeżeli korzystasz z tradycyjnych arkuszy przechowywanych lokalnie i synchronizowanych cyklicznie to niestety w kluczowym momencie być może będziesz musiał obyć się bez wartościowych danych jakie znajdują się na innym komputerze.

Utrudnione zarządzanie zespołem

Brak zarządzania uprawnieniami i dostępem do danych oraz wspomniany w poprzednim punkcie brak synchronizacji znacząco utrudniają zarządzanie. Zaufanie wobec pracowników jest bardzo ważne, ale brak monitorowania postępów prac nad zleceniem lub wątkiem sprzedażowym sprawiają, że tracimy potencjał sprzedażowy i znacząco wydłuża się cykl sprzedaży w naszej firmie. Efekt może być tylko jeden – mniej zarabiamy.

Czy można inaczej? Oczywiście!

Na szczęście nawet niewielkie firmy nie są skazane na używanie nieefektywnych arkuszy kalkulacyjnych jako baz kontaktowych i systemów do zarządzania relacjami z klientami. Inflow CRM to rozwiązanie, które może z łatwością zastąpić obecne rozwiązania w Twojej Firmie, a jednocześnie rozwiązać problemy z jakimi borykasz się, używając Excela, jako systemu do zarządzania relacjami z klientami.

Zadbaliśmy również o to, aby nasza oferta była atrakcyjna dla firm, które obawiają się dużych inwestycji w niesprawdzone przerośnięte systemy. W Inflow CRM otrzymujesz prosty CRM już od 9 zł miesięcznie. Przetestuj bezpłatnie przez 14 dni i przesiądź się z Excela na profesjonalne narzędzie sprzedażowe.

Inflow CRM – Stworzony dla niewielkich, ale ambitnych firm

Pakiet branżowy CRM

Chcesz usprawnić swoją firmę?

Przetestuj bezpłatnie Inflow CRM przez 14 dni bez żadnych zobowiązań. Jeżeli masz pytania, to po prostu do nas napisz na kontakt@inflowcrm.pl :).