Jak dodać szablon dokumentu?

Jak dodać szablon dokumentu

Chcąc utworzyć w Inflow CRM szablony dokumentów na podstawie których będą generowane pisma (wydruki/pdfy) należy z poziomu konta administratora wybrać moduł "Szablony Dokumentów", a następnie kliknąć "Dodaj Szablon Dokumentów". W kolejnym kroku pojawi się edytor dokumentów.

W pierwszej części wypełniamy podstawowe informacje o szablonie:

Nazwa szablony pod którą będzie dostępny w naszym CRM-ie.
Opis, czyli dodatkowe informacje jeżeli szablon tego wymaga.
Checkbox "Publiczny", który sprawi, że wszyscy użytkownicy naszego CRM-a będą mogli generować dokumenty wykorzystując ten szablon.
Pole "Udostepnij" pozwala na wybranie poszczególnych użytkowników oraz ról, którym chcemy udostępnić szablon do generowania pism jeżeli nie chcemy, aby był dostępny dla każdego.

W dalszej części możemy skonfigurować kilka ustawień dla naszego szablonu:

Format oraz orientacja strony.
Marginesy dla stron.
Marginesy dla nagłówka i stopki.
Checkbox w którym możemy odznaczyć używanie polskich znaków diakrytycznych.

Każdy szablon ma domyślnie ustawione typowe marginesy, dlatego jeżeli nie masz szczególnych wymagań w tej kwestii, możesz zostawić domyślne ustawienia.

W kolejnej części przechodzimy już do właściwego edytora, w którym wprowadzimy treść naszego szablonu dokumentu. Edytor przypomina znane wszystkich edytory tekstowe. Jednak oprócz domyślnego tekstu możemy wstawiać do dokumentu również treści dynamiczne, czyli pobierane np. z karty klienta dla którego generujemy dokumenty.

Aby rozpocząć dodawanie treści, musimy wybrać moduł główny. Z poziomu tego modułu będziemy mogli generować pisma. W poniższym przykładzie wybraliśmy jako głowny moduł Klienci. Po prawej stronie mamy możliwość wyszukania pola, które chcemy osadzić w dokumencie. Wybieramy pole z listy i klikamy po prawej przycisk "Dodaj". Pole zostanie wstawione do dokumentu w formie znacznika.

Na poniższej grafice mamy wstawione trzy pola z modułu Klienci. Ich znaczniki znajdują się w nawiasach o zaczynają się od "Customer". Dodatkowo dodaliśmy pole z modułu powiązanego: Kontakty.

Pobieranie danych z modułu powiązanego jest możliwe gdy w np. Kliencie dla którego generujemy dokument, jest pole relacji, prowadzące do Kontaktu i chcemy pobrać dane z tego kontaktu. Funkcja ta działa tylko dla rekordów powiązanych poprzez pole relacji, a nie poprzez zakładkę modułów powiązanych.

Jednak aby pismo wyglądało profesjonalnie, możemy potrzebować, skonfigurować nagłówki i stopki stron. Aby zadbać o stabilność wzorów, w Inflow CRM nagłówek i stopkę możemy ustawić w edytorach znajdujących się poniżej głównego edytora. W nagłówku lub stopce możemy wprowadzić tekst oraz znaczniki oraz określić czy nagłówek/stopka ma się generować na pierwszej, ostatniej albo na wszystkich stronach.

Do nagłówka/stopki możemy wprowadzić stały tekst.
Znaczniki odpowiadające za pola w modułach np: nazwę klienta.
Znaczniki odpowiadające za pola w modułach powiązanych.
Znaczniki dodatkowe takie jak: nr strony, nr strony/wszystkie strony, datę wygenerowania pisma.
Możemy oczywiście wstawić grafikę np. firmowe logo.

Po wprowadzeniu wszystkich danych oraz uzupełnieniu treści możemy jeszcze na koniec podejrzeć nasz szablon, jak się prezentuje na wydruku, a następnie potwierdzić i zapisać. Od tej chwili szablon będzie dostępny w CRM-ie do drukowania na jego podstawie dokumentów i generowania pdf-ów.

Aby szablon prawidłowo generował pisma, każde z pól użytych w szablonie musi mieć przypisany znacznik/index. Wszystkie pola domyślne w CRM-ie mają wprowadzony index. Wprowadzając generator dokumentów, wygenerowaliśmy również dla pól utworzonych samodzielnie przez Klientów znaczniki. Jednak przy tworzeniu nowego pola CRM poprosi o wprowadzenie indexu. Wartość dla indexu może być dowolna, ważne, aby była unikatowa na poziomie modułu, dzięki czemu generator pism nie pomyli pól.

Gdy nasz szablon jest gotowy i zatwierdzony możemy przejść do wygenerowania na jego podstawie pierwszego pisma. Generowanie dokumentów jest dostępne z poziomu modułu do którego jest przypisany szablon. Następnie klikamy w podgląd np. Klienta dla którego chcemy wygenerować dokumentów. W kolejnych krokach wybieramy przycisk "Akcje" i "Generuj Dokument". W kolejnym kroku możemy wybrać jeden z dostępnych szablonów i utworzyć na jego podstawie PDF.