Jak zaimportować
pierwszą bazę z plików?
Po przygotowaniu pliku możemy przejść do importowania danych do Inflow CRM. Jeżeli nie wiesz, czy Twój plik jest dobrze przygotowany, zapoznaj się z artykułem o tym jak prawidłowo go przygotować, aby import przebiegł bez problemów.
Aby rozpocząć import, przejdź w menu do wybranego modułu. Następnie w prawym górnym rogu wybierz masowe akcje. Wśród możliwych masowych akcji jest importowanie plików i tę opcję należy wybrać.
Etapy importowania danych
Import danych składa się z kilku etapów. W kolejnych punktach omówimy poszczególne etapy.
- Etap 1 - Dodanie pliku, który chcemy zaimportować.
- Etap 2 - Mapowanie pól, czyli dopasowanie kolumn z pliku z polami w systemie.
- Etap 3 - Mapowanie relacji (nieobowiązkowe), przydatne gdy chcesz połączyć dane między modułami.
- Etap 4 - Obsługa duplikatów, czyli co ma zrobić system gdy wykryje duplikat.
- Etap 5 - Finalizacja, czyli podgląd próbki danych i wybór użytkownika.
Etap 1 - dodanie pliku
Po wybraniu importu otworzy się okno z rozpoczętym procesem. Na pierwszym kroku musimy wybrać plik, który chcemy zaimportować.
Etap 2 - mapowanie pól
Kolejny krok to mapowanie pól, czyli dopasowanie poszczególnych kolumn z polami w CRM-ie. Przygotowując plik, upewnij się, że masz pokrycie wszystkich importowanych danych w polach. System automatycznie zmapuje pola o podobnych nazwach. Możesz zmienić te mapowania według potrzeb.
Etap 3 - mapowanie relacji
PW tym kroku możesz wskazać, które pola z importowanego pliku mają zostać użyte do powiązania z innymi modułami. Wybierz pole z pliku CSV, które zawiera wartość identyfikującą rekord w powiązanym module. Pola oznaczone gwiazdką * są wymagane. Jeśli w Twoim module nie ma wymaganych relacji, możesz pominąć ten krok, klikając przycisk "Dalej". Podczas importu, możesz dynamicznie przydzielić rekord do odpowiedniego użytkownika. W przypadku nieudanego powiązania rekord zostanie przydzielony do użytkownika wybranego w ostatnim kroku importu.
Etap 4 - obsługa duplikatów
Po mapowaniu relacji przechodzimy do kolejnego kroku związanego z obsługą duplikatów. Jeżeli importujesz pierwszy plik i upewniłeś się, że w pliku nie masz duplikatów, nie musisz nic zmieniać i możesz przejść dalej, zostawiając opcję: pomiń duplikowanie. Jeśli jednak jest to kolejny import lub nie jesteś pewien czy w pliku nie masz duplikatów, możesz skorzystać z dodatkowych opcji.
Złącz rekordy - jeżeli chcesz dodać nowe dane z pliku CSV do już istniejących w systemie rekordów (np. Klientów), to wybierz tę opcję i ustaw pole, po którym ma rozpoznać rekordy do złączenia. Np. NIP może być taką daną. Ważne, aby pole, po którym łączysz rekordy było unikatowe.
Nie importuj duplikatów - jeżeli w importowanym pliku mogą znaleźć się pozycje, które już są w Twoim CRM-ie i nie chcesz ich ponownie importować, to ustaw tę opcję. Dodatkowo wybierz pole, po którym CRM rozpozna rekordy, których ma nie dublować. Pole zawierające NIP, lub inne unikalne dane będzie dobrym wyborem.
Etap 5 - finalizacja
Na ostatnim kroku w procesie importowania wybieramy użytkownika do którego przypisane zostaną zaimportowane dane (o ile nie przypisałeś na etapie mapowania relacji) oraz otrzymujemy podgląd importowanych danych. Zaimportowane dane możesz oczywiście później przepisać na innych użytkowników.
Jeżeli wszystko się zgadza, klikamy "Importuj" i w zależności od wielkości pliku za kilka lub kilkadziesiąt sekund wszystkie dane będą w systemie. W podsumowaniu importu otrzymasz informacje, ile rekordów zostało zaimportowanych, ile złączonych lub pominiętych. Dane, które nie zostaną z różnych względów zaimportowane np. brakuje w nich wartości w wymaganych kolumnach, otrzymasz w zwrotnym pliku CSV, który po uzupełnieniu możesz doimportować.
Warto wiedzieć
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na inne ważne pytania związane z rozpoczęciem pracy z Inflow CRM:
- Jak dodać nowego użytkownika
- Jak dodać nowe pole
- Jak skonfigurować proces sprzedaży
- Jak przygotować plik do importu
Nie masz jeszcze konta Inflow CRM? Rozpocznij bezpłatny 14-dniowy test.
Rejestracja zajmuje mniej niż 2 minuty!
INFLOW CRM
Inflow CRM sp. z o.o.
54-611 Wrocław
ul. Stanisławowska 47
Inflow CRM - Stworzony dla niewielkich, ale ambitnych firm