Wysyłanie wiadomości e-mail

Wróć do bazy wiedzy >>>

Inflow CRM umożliwia wysyłkę wiadomości e-mail, dzięki czemu działa jak program do wysyłania emaili. Z tego artykułu dowiesz się jak krok po kroku podłączyć swój adres e-mail, stworzyć szablony wiadomości oraz wysyłać powiadomienia bezpośrednio z CRM-a.

Integracja z serwerem SMTP

Pierwszym krokiem na drodze do rozpoczęcia wysyłki wiadomości za pośrednictwem Inflow CRM jest integracja z serwerem SMTP. Dzięki temu możliwa będzie wysyłka wiadomości z Twojego adresu. Dane serwera SMTP znajdziesz w swoim panelu hostingowym. Jeżeli nie wiesz, gdzie znaleźć dane do serwera SMTP napisz do swojego dostawcy hostingu.

Aby wprowadzić dane serwera SMTP służącego do wysyłki wiadomości, wybierz w menu "Ustawienia firmy", a następnie zakładkę "Email" i kliknij, edytuj i wprowadź wszystkie wymagane dane.

Integracja z pocztą Gmail

Jeżeli korzystasz z poczty Gmail również możesz ją podłączyć do Inflow CRM i wysyłać maile. Niezbędne będzie wykonanie kilku dodatkowych kroków.

Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe na swoim koncie Google
Przejdź do: https://myaccount.google.com/apppasswords
Nadaj nazwę aplikacji np. Inflow CRM lub inną
Kliknij Create/Utwórz

Wygeneruje się wówczas hasło do Twojej integracji, które w konfiguracji serwera SMTP w Inflow CRM należy wkleić do pola Hasło. Pozostałe informacje potrzebne do integracji konta Gmail.:

Host SMTP: smtp.gmail.com
Port: 465.

Ręczna wysyłka pojedynczych wiadomości

Inflow CRM umożliwia ręczne wysyłanie wiadomości. Ręczna wysyłka jest dostępna z poziomu zarówno modułów Klienci i Kontakty, a także modułów dodatkowych jak Szanse, Zlecenia czy Zadania. Aby wysłać maila w ten sposób, należy wejść w podgląd Klienta lub innego interesującego nas rekordu w jednym z powyższych modułów i wybrać zakładkę Email, a następnie kliknąć Wyślij Email. Tryb ręcznej wysyłki pozwala na wprowadzenie własnej treści wiadomości oraz skorzystanie z szablonów wiadomości przeznaczonych do ręcznej wysyłki.

W modalu tworzenia wiadomości dostępne są następujące funkcje:

Wybór szablonu
Nadawanie tematu
Wskazywanie odbiorców oraz DW i UDW (możliwe wpisywanie oraz pobieranie danych z CRM-a)
Wybór nadawcy wiadomości (podstawowy firmowy lub imię i nazwisko użytkownika
Dodawanie znaczników umożliwiających pobranie danych z CRM-a podczas wysyłki
Wprowadzanie wiadomości tekstowych oraz wiadomości html z elementami graficznymi
Dodawanie załączników (obecnie max 5)
Generowanie dokumentów na podstawie szablonu podczas wysyłki wiadomości.

Masowa wysyłka wiadomości

Inflow CRM umożliwia również masową wysyłkę wiadomości email. Proces odbywa się analogicznie jak w przypadku wszystkich masowych akcji. Wystarczy zaznaczyć checkbox przy rekordzie do którego chcemy wysłać wiadomość, a następnie z listy masowych akcji wybrać wysyłkę emaili.

Lista wysłanych wiadomości

Wszystkie wysłane wiadomości wraz ze statusem są widoczne w zakładce pozwalającej na ręczną wysyłkę wiadomości. Klikając na ikonę lupy przy wybranej wiadomości, można otworzyć podgląd.

Uprawnienia do wysyłki wiadomości

Nadawanie uprawnień do wysyłki wiadomości email (ręcznej oraz masowej) odbywa się poprzez edycje roli. Uprawnienia do podglądu oraz wysyłki wiadomości e-mail są dostępne wyłącznie dla rekordów (np. Klientów), które dany użytkownik widzi w CRM-ie. Dostępne są trzy poziomy dostępu do podglądu e-maili:

Tylko swoje - użytkownik widzi jedynie wiadomości które wysłał ręcznie.
Zespołu oraz swoje - użytkownik widzi wiadomości wysłane ręcznie przez siebie oraz członków zespołu, a także automatyczne powiadomienia jeżeli członkiem zespołu jest administrator.
Wszystkie - użytkownik widzi wszystkie wiadomości powiązane z rekordem (np. Klientem) do którego ma dostęp.

Zaznaczenie checkboxu "Może wysyłać wiadomości" nadaje uprawnienia do wysyłki wiadomości do wszystkich rekordów (np. Klientów), które użytkownik widzi w CRM-ie. Uprawnienie działa również w przypadku gdy użytkownik nie ma dostępu do edycji rekordu (np. Klienta), ale ma dostęp do jego podglądu. Zaznaczenie checkboxu "Może masowo wysyłać wiadomości" nadaje użytkownikowi uprawnienia do wysyłki wiadomości za pomocą masowej akcji.

Tworzenie szablonów wiadomości

Aby utworzyć szablon wiadomości, należy przejść w menu do zakładki szablony i wybrać dodawanie szablonów email. Tworzenie szablonów jest obecnie dostępne jedynie dla konta administratora. W pierwszym bloku możesz skonfigurować podstawowe ustawienia szablonu:

Nazwa i opis.
Wybór modułu do którego będzie przypisany szablon.
Ewentualne wykluczenie polskich znaków z wiadomości
Udostępnianie szablonu innym użytkownikom do ręcznej wysyłki (nie wpływa na automatyczne powiadomienia).
Zaznaczenie checkboxu "Aktywny" spowoduje, że szablon będzie aktywny i dostępny do wysyłki. Jeżeli nie zostanie zaznaczone to choć szablon będzie gotowy, nie będzie mógł zostać wysłany do Klienta.

Kolejny blok to ustawienia wiadomości:

Temat wiadomości
Wskazywanie odbiorców oraz DW i UDW (możliwe wpisywanie oraz pobieranie danych z CRM-a)
Wybór nadawcy wiadomości (podstawowy firmowy lub imię i nazwisko użytkownika

Trzeci blok to szablon (treść)

Dodawanie znaczników umożliwiających pobranie danych z CRM-a podczas wysyłki
Wprowadzanie wiadomości tekstowych oraz wiadomości html z elementami graficznymi

Ostatni blok umożliwia ustawienie załączników powiązanych z szablonem wiadomości oraz szablonem dokumentu który ma być generowany podczas wysyłki. Blok pojawia się gdy wybrany jest moduł z którym szablon wiadomości będzie powiązany.

Dodawanie załączników (obecnie max 5)
Generowanie dokumentów na podstawie szablonu podczas wysyłki wiadomości.

Automatyczna wysyłka wiadomości

Inflow CRM daje również możliwość wysyłania automatycznych powiadomień mailowych. Konfiguracja automatyzacji odbywa się poprzez zaznaczenie przy tworzonym szablonie checkboxa "Automatycznie wysyłaj email". Po zaznaczeniu tego pola pojawią się dostępne do wyboru wyzwalacze wysyłki wiadomości.

Utworzenie rekordu - np. gdy dodane zostanie nowe Zadanie lub Klient, użytkownik do niego przydzielony otrzyma powiadomienie mailowe.
Zmiana właściciela rekordu - gdy np. Klient, Zadanie lub inny wpis w CRM-ie zostanie przepisany na innego użytkownika. Wówczas ten użytkownik może otrzymać powiadomienie.
Data - automatyzacja której wyzwalaczem jest data (można zastosować do dowolnego pola typu data w systemie). Automatyzacje na podstawie daty można ustawić analogicznie do powiadomień SMS, a więc przed, po, lub dniu oraz określić godzinę o której takie powiadomienie ma się wysyłać.
Wartość pola zmieni się - ten rodzaj automatyzacji pozwala na wysłanie wiadomości gdy tylko zmieni się wartość wybranego pola.
Wartość pola zmieni się na.. - bardziej zaawansowany wersja umożliwiająca ustawienie automatyzacji aktywującej się gdy dojdzie do określonej zmiany np. zmiany statusu zadania na zrealizowane lub zmiany etapu sprzedaży na np. przygotowano umowę.
Powiadomienie ustawione w Zadaniu - szczególnym rodzajem automatyzacji email jest powiadomienie zintegrowane z datą oraz godziną przypomnienia ustawioną w Zadaniu. Ten rodzaj wyzwalacza jest dostępny jedynie gdy w szablonie został wybrany moduł zadania.

Linkowanie do wpisu (np. Klienta lub Zadania)

Inflow CRM umożliwia również osadzenie w wiadomości email znacznika "Przejdź do wpisu". Dodanie takiego znacznika sprawi, że w wysłanym automatycznym powiadomieniu pojawi się link do wpisu (np. Zadania lub Klienta). Funkcja ta będzie szczególnie przydatna w przypadku wewnętrznych zastosowań np. informowania i przydzieleniu zadania. Aby dodać link, należy podczas konfiguracji szablon z pola "Dodatkowe znaczniki" wybrać "Przejdź do wpisu", a następnie kliknąć dodaj.