Kluczowe funkcje gdy zaczynasz pracę z systemem CRM

20.08.2018 - [Aktualizacja - 22.07.2020]

Zanim rozpoczęliśmy pracę nad własnym systemem CRM online w modelu Software as a Service, przez kilka lat prowadziliśmy dedykowane wdrożenia CRM-ów w wielu branżach. Zauważyliśmy tendencje przedsiębiorców do opakowywania swoich CRM-ów w nieskończoną ilość funkcjonalności, z których większość później nie była wykorzystywana. Dodatkowym kosztem tworzenia zbyt rozbudowanych rozwiązań był wydłużony czas i zwiększone koszty wdrożenia. W tym wpisie chcemy zarekomendować kilka podstawowych funkcji, od których warto zacząć pracę z CRM-em. W wielu przypadkach, okażą się one wystarczające.

Nadmiar funkcji potrafi przytłoczyć

Jaki jest najpopularniejszy system CRM w Polsce? Bez wahania mogę odpowiedzieć, że Excel :). Znaczna część firm używa arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania relacjami z klientami, a co ciekawe robi to nawet po wdrożeniu dedykowanego dla nich systemu. Decydując się na wdrożenie CRM, najczęściej chcemy od razu wszystko przenieść do nowego oprogramowania i robimy, to niekiedy zupełnie bezrefleksyjnie sądząc, że ów system z dnia na dzień rozwiąże nasze problemy. Może się niestety skończyć zupełnie inaczej. Dlatego warto wdrażać nowy system stopniowo i zacząć od kluczowych elementów jak na przykład karta klienta + lista szans sprzedaży.

Wówczas mamy podstawowe informacje o kliencie w jednym miejscu i możemy szybciej w czytelny sposób gromadzić informacje o tematach sprzedażowych. To znaczące ułatwienie, jeśli mamy wielu potencjalnych klientów i możemy łatwo tracić z oczu szanse sprzedaży. Nie musimy od razu przenosić wszystkich procesów do CRM-a. Wprowadza to chaos i wzbudza u pracowników niepokój, ponieważ muszą z dnia na dzień zmienić swoje wszystkie przyzwyczajenia i nauczyć się nowego narzędzia.

Warto również pamiętać o tym dlaczego wdrażamy CRM w naszej firmie. Jeżeli powodem jest chęć usprawnienia sprzedaży i uporządkowania bazy kontaktów to na tym należy się skupić i możliwie najszybciej dostarczyć wartość firmie w postaci dobrze skonfigurowanego prostego systemu, który umożliwi sprawne zarządzanie kontaktami i wątkami sprzedażowymi.

A więc od czego warto zacząć?

Poniżej zamieszczam krótką listę funkcji , od których warto zacząć pracę z CRMem - wraz z opisem jakie korzyści dzięki nim uzyskasz:

Karta Klienta

Centralny element systemu. To w tym miejscu znajdą się podstawowe dane o kliencie, a wraz z rozwojem systemu wszystkie moduły i kolejne funkcjonalności będą krążyć wokół karty klienta. Bo to przecież o zarządzanie relacjami z klientami chodzi. A więc warto zacząć od wprowadzenia danych o klientach. Dzięki temu uzyskamy centralną bazę najważniejszych informacji handlowych w naszej firmie w tym m.in:

• Informacje rejestrowe i teleadresowe klienta.
• Status klienta, aby wiedzieć na jakim etapie współpracy jesteśmy.
• Warunki współpracy do których możemy w każdej chwili wrócić.
• Notatki i zadania oraz wpisy w powiązanych modułach.

Kontakty

W każdej firmie może być kilka osób kontaktowych. Jedna zajmuje się rozliczeniami, inna zamówieniami, a jeszcze inna podejmuje decyzje. Warto wiedzieć kto jaką pełni dla nas rolę w relacjach z danym klientem i mieć do każdej z tych osób dane kontaktowe i rozszerzony opis relacji z nimi w CRMie. Jeżeli nasz Klient jest również osobą kontaktową, co występuje w wielu branżach szczególnie jeżeli naszymi odbiorcami są niewielkie firmy lub osoby prywatne. Wówczas możemy zrezygnować z tego modułu i wszystkie informacje wprowadzać w module Klienci.

Notatki

Dzięki tej prostej funkcji możemy odnotowywać w czasie wszystkie najważniejsze informacje o rozmowach, wysłanych mailach, spotkaniach i wielu innych wydarzeniach związanych z naszym Klientem.

Szanse Sprzedaży

Podstawowy i kluczowy moduł wspomagający zarządzanie okazjami na dobicie interesu z naszym potencjalnym lub obecnym klientem. Elastyczny i prosty CRM pozwoli nam na łatwe notowanie nowych wątków sprzedażowych, w postaci szans co da nam kilka wymiernych korzyści:

• Łatwe monitorowanie poszczególnych tematów sprzedażowych.
• Szybki przegląd całego lejka sprzedażowego.
• Możliwość śledzenia i analizowania pracy poszczególnych pracowników.
• Rozróżnienie poszczególnych wątków sprzedażowych i analizowanie ich efektów.

To jedynie część korzyści jakie daje korzystanie z modułu Szanse Sprzedaży. Naszym zdaniem jest to kluczowa funkcja każdego CRM-a.

Uprawnienia

Jeżeli zatrudniasz pracowników, to być może odczuwasz problemy związane z utrudnionym monitorowaniem ich pracy i zabezpieczeniem danych firmowych przed nieautoryzowanym użyciem. Zarządzanie uprawnieniami pozwoli Ci na uporządkowanie dostępów oraz kontrolę tego co kto może w CRM-ie.

Podsumowanie i zaproszenie do szybkiego startu

Jak widzisz, dobry CRM nie musi być ogromnym systemem, pokrywającym większość procesów w firmie. CRM nie jest kolejną modną nazwą na systemy ERP czy dedykowane narzędzia do zarządzania firmą. Rolą dobrego, prostego i elastycznego CRM-a jest pomóc Ci uporządkować bazę kontaktów oraz zwiększyć sprzedaż. Pracę z CRM-em możesz zacząć w kilka chwil zakładając bezpłetne 14 - dniowe konto testowe Inflow CRM.