Prosty CRM dla

firmy organizującej eventy

Prowadzisz firmę organizującą różnego rodzaju eventy i powoli zaczynasz się gubić w plikach Excela i zapisanych kartkach? W dzisiejszym wpisie przedstawimy rozwiązanie Twoich problemów. Problemy, z jakimi zgłaszają się do nas firmy eventowe, często się powtarzają i sprowadzają do kilku kluczowych obszarów.

Problemy z jakimi przychodzą do nas firmy eventowe:

1. Brak ciągłości działań z osobami kontaktowymi, które są istotne dla biznesu. Odejście opiekuna klienta z firmy często powoduje długotrwałe zamieszanie z przekazaniem jego kontaktów innej osobie.
2. Zagubione kontakty. Nie wykorzystujemy wszystkich potencjalnych kontaktów handlowych.
3. Zawężone kryterium bycia kontaktem do osób decyzyjnych lub istotnych w procesie zakupowym tu i teraz. Firmy często nie gromadzą kontaktów do osób, które mogą stać się istotne w procesie zakupowym w przyszłości i warto już teraz budować relacje.
4. Brak jednej bazy kontaktów umożliwiającej sprawne przypisanie kontaktów i monitorowanie pracy handlowców. Często bazą kontaktów jest tabelka w Excelu, która w pewnym momencie przestaje wystarczać.
5. Brak choćby częściowo wystandaryzowanego procesu sprzedaży. W wielu firmach spotykamy się ze stwierdzeniem, że dają swobodę swoim pracownikom, bo to uwalnia kreatywność, a poza tym każdy klient jest inny. Nie do końca jest to prawda. Klienci mają ze sobą bardzo wiele wspólnego, a wystandaryzowany choćby częściowo proces sprzedaży pozwala na szybkie wdrażanie nowych pracowników oraz łatwe przejmowanie kontaktów i szans sprzedaży po odejściu jednego z pracowników firmy.
6. Brak możliwości łatwego planowania wydarzeń i przypisywania uczestników oraz zasobów potrzebnych do organizacji.

Dlaczego firmy organizujące eventy zwlekają z wdrożeniem CRM-a?

1. Zawsze są ważne bieżące sprawy, którymi trzeba zająć się natychmiast. Przez co CRM dla małej firmy, jak i wiele innych rozwiązań usprawniających biznes jest odkładanych na odległą przyszłość.
2. Działalność firm eventowych bardzo często wiąże się z sezonowością i nie czują potrzeby standaryzacji swoich procesów. To duży błąd i przez to firma może tracić duży potencjał sprzedażowy.
3. Koszty i czas wdrożenia. Organizacja eventów w wielu przypadkach jest biznesem sezonowym i firmy podobnie jak w przypadku braku standaryzacji procesów również niechętnie inwestują w narzędzie, które nie są bezpośrednio związane z konkretnym wydarzeniem. Dlatego warto zacząć od prostego rozwiązania, które z czasem można rozwinąć.
4. Wypracowane przez lata schematy działania, które się sprawdzają i obawa, że wdrożone narzędzie nie będzie w stanie dostosować się do procesów zachodzących w firmie.

Od czego zacząć przygodę z CRM-em, jeżeli zajmuje się organizacją eventów?

Współpracując z firmami organizującymi rózne wydarzenia od szkoleń po występy teatralne, zidentyfikowaliśmy kilka kluczowych elementów. Warto je uwzględnić już na początku rozpoczynając pracę z CRM-em. Standaryzacja i import bazy kontaktów. Firmy zazwyczaj prowadzą kilka arkuszy w Excelu z następującymi danymi:

1. firmy,
2. osoby kontaktowe,
3. projekty,
4. animatorzy
5. prowadzący,
6. uczestnicy.

Podczas importu niezwykle ważne jest połączenie danych ze sobą tak, aby zachować ich wartość biznesową. Gdy mamy uporządkowaną bazę kontaktów, możemy przejść do kolejnych etapów.

1. Opisujemy strukturę organizacyjną oraz uprawnienia jakie w CRM-ie powinni posiadać poszczególni użytkownicy. Dzięki temu mamy pewność, że odpowiednie osoby mają dostęp do odpowiednich danych.
2. Dodajemy pola własne oraz konfigurujemy statusy i inne pola słownikowe. Dzięki temu dalej rozbudowywana baza kontaktowa zawsze będzie spójna, a pracownicy będą dokładnie wiedzieli jakie dane powinni gromadzić.
3. Konfigurujemy tablice kanban do sprawnego zarządzania szansami sprzedaży. Ustalamy pola wymagane w formularzu szansy sprzedażowej oraz ustalamy etapy procesu sprzedaży. Jeżeli firma prowadzi szkolenia otwarte, zamknięte oraz projekty doradcze to dla każdej grupy usług powinniśmy utworzyć odrębne procesy sprzedażowe. Dodatkowym procesem sprzedaży powinna być również sprzedaż szkoleń z dofinansowaniem, ponieważ przebiega ona w odmienny sposób.
4. Tworzymy listę zasobów i oraz bazę animatorów/prowadzących wydarzenia.

Jeżeli zajmujesz się organizacją wydarzeń i przymierzasz się do wdrożenia CRM-a i wciąż masz wątpliwości, to mam nadzieję, że ten artykuł, chociaż częściowo pomógł Ci w podjęciu decyzji.